ประชุมยังไงให้เหลว: 12 ข้อผิดพลาดของการประชุม

meetingภาพโดย Andrew Joyner 

มีการเก็บข้อมูลไว้ว่าในแต่ละปีการประชุมที่ไร้คุณภาพทำให้ธุรกิจเสียประโยชน์ถึง 1.2 ล้านล้านบาท ($37 billion) ซึ่งน่าจะรวมมาจากค่าเสียเวลาของผู้คน และค่าเสียหายจากผลการประชุมแย่ ๆ ที่เอาไปทำจริงแล้วเกิดผลลบต่อองค์กร

Drake Baer แห่ง Business Insider ได้รวบรวมข้อผิดพลาด 12 ประการในการประชุม ที่ทำให้ธุรกิจเสียหายมากขนาดนั้น

1. ประชุมถี่เกินไป: การประชุมถึง 1 ใน 3 ไม่สร้างประโยชน์จริงให้องค์กร ควรเรียกประชุมเฉพาะที่สำคัญจำเป็นเท่านั้น … ประชุมแล้วไม่เกิดผล เท่ากับเสียเวลาเปล่า

2. ขาดผู้ดำเนินการประชุมที่ดี: ผู้ดำเนินการประชุม (Facilitator) ที่ดี จะช่วยให้การประชุมเดินหน้าได้ต่อเนื่อง ไม่วกวนอยู่ในประเด็นหรือวาระที่ควรผ่านไปได้แล้ว ช่วยจัดสรรเวลาให้ผู้คนได้แสดงความเห็นอย่างทั่วถึงและพอดี แถมยังช่วยสรุปความเห็นหรือมติในแต่ละเรื่องเพื่อนำไปทำได้จริง ๆ หลังออกจากห้องประชุมได้ … หากเป็นการประชุมที่เป็นทางการ ปกติจะมีประธานที่ประชุมชัดเจนอยู่แล้ว แต่กรณีที่ประชุมไม่เป็นทางการ การเลือก Facilitator ขึ้นมาสักคนก็จะช่วยให้การประชุมนั้นเกิดประโยชน์สูงสุด

3. ไม่กำหนดกฎการประชุม: การประชุมย่อมมีการถกเถียงและแสดงความเห็นกันอย่างกว้างขวาง แต่หากไร้กฏระเบียบ เช่น ไม่กำหนดเวลาที่แต่ละคนควรได้พูด ไม่เตรียมตัวล่วงหน้าก่อนประชุม ไม่ติดตั้งอุปกรณ์แสดงผลและไฟล์พาวเวอร์พอยต์ล่วงหน้า ไม่ระบุวิธีการลงมติแต่ละเรื่อง สุดท้ายก็จะประชุมกันไปเรื่อยเปื่อยและเสียเวลาทุกคนอย่างมาก

4. บางคนพูดมากเกินไป และบางคนพูดน้อยเกินไป: บางคนก็ช่างเจรจา พูดน้ำไหลไฟดับ แต่ไม่ได้อยู่ในประเด็น หรือถ้าหนักหน่อยก็ไม่ได้รู้เรื่องอะไรเลยในสิ่งที่พูด ส่วนบางคนที่เกี่ยวข้องหรือเป็นผู้เชี่ยวชาญในข้องวาระนั้นตรง ๆ กลับไม่ได้พูดแสดงความเห็น … การประชุมที่ดีต้องให้คนที่ควรพูดได้พูด และให้คนที่ควรฟังได้ฟังมากขึ้น (พูดน้อยลง)

5. โด๊ปกาแฟมามากเกินไป และน้อยเกินไป: ผลวิจัยพบว่า ผู้ชายที่จิบกาแฟระหว่างประชุมจะมีการแสดงออกในการประชุม (เสนอไอเดีย คิดพิจารณา ตั้งคำถาม) แย่ลง ในขณะที่ผู้หญิงที่จิบกาแฟไปด้วย จะมีผลงานดีขึ้นในการประชุม … ดังนั้น คุณผู้ชายควรลด/งดกาแฟก่อนหรือขณะประชุม ส่วนผู้หญิงไม่ควรลืมหยิบกาแฟติดตัวเข้าไปประชุมทุกครั้ง

6. นับแต่เวลา แต่ไม่สนสาระ: การประชุมหลายครั้งที่พูดกันยืดยาวกินเวลามาก ทั้ง ๆ ที่รวบให้กระชับแล้วจบเร็วก็ได้ … การประชุมที่ดีต้องมีวาระที่ชัดเจน เดินหน้าไปทีละประเด็น ทีละวาระ เมื่อได้ข้อสรุปครบทุกข้อแล้ว (ไม่ว่าจะสรุปจบ หรือสรุปให้ไปแก้ไขมาใหม่) ก็เลิกประชุมได้ทันที ไม่ว่าจะเพิ่งเริ่มประชุมมาได้แค่ 10 นาทีก็ตาม เพื่อให้แยกย้ายกันไปทำงานได้เร็วขึ้น

7. เข้าประชุมสาย: การประชุมมากกว่า 1 ใน 3 (37%) เริ่มช้ากว่ากำหนด ส่วนใหญ่เป็นเพราะบางคนที่ควรมาร่วมประชุมยังมาไม่ถึง พฤติกรรมแบบนี้ทำให้คนที่ต้องรอหัวเสียและรู้สึกไม่ได้รับเกียรติ ซึ่งจะฉุดบรรยากาศการประชุมลงไปอย่างเลวร้าย … ความจริงเรื่องการตรงต่อเวลานี้เป็นมารยาทพื้นฐานที่ทุกคนควรให้ความสำคัญ ใจเขาใจเรา

8. เห็นด้วยทุกเรื่อง: การเออออทำเป็นเห็นด้วยในเรื่องที่จริง ๆ แล้วเราไม่เห็นด้วย เพื่อรักษาบรรยากาศ อาจจะทำให้เราสบายใจในระยะสั้น แต่จริงแล้วทำให้เกิดผลเสียในระยะยาวต่อองค์กร เพราะเข้าลักษณะ ‘พวกมากลากไปเสื่อม’ … ในทางกลับกันคนที่กล้าแสดงความเห็นต่าง อย่างสร้างสรร และสุภาพ โดยมีหลักการและเหตุผลที่ดี ในระยะยาวแล้วกลับเจริญก้าวหน้ากว่า

9. เชิญคนเข้าร่วมประชุมมั่วซั่ว: เมื่อมีคนที่ไม่เกี่ยวข้องใด ๆ เลยมาเข้าร่วมในการประชุม หากเขาไม่ใช่คนช่างพูด เขาก็จะเสียเวลาในการทำอย่างอื่น เพราะต้องมาเข้าประชุมที่จริง ๆ แล้วไม่ต้องเข้า แต่หากเขาเป็นคนช่างพูด เขาก็จะพูดในเรื่องที่เขาไม่ได้รู้จริง ทำให้ทุกคนเสียเวลา

Jezz Bezos ผู้ก่อตั้ง Amazon.com ให้หลักการที่ชื่อ ‘Two Pizza Rule’ ไว้ว่าการประชุมใด ๆ ต้องมีคนเข้าร่วมประชุมไม่มากเกินที่จะแบ่งฟิซซ่าถาดเดียวกันได้พออิ่มทุกคน ซึ่งหมายความว่า จำนวนต้องไม่เกิน 5-7 คน ถ้ามากกว่านั้น จะเริ่มมีคนที่เป็นส่วนเกิน และฉุดให้การประชุมไร้ประสิทธิภาพ

10. ประชุมไปกินไป: การกินไปประชุมไป จะทำได้เฉพาะกรณีที่ทุกคนตกลงกันล่วงหน้าแล้วว่าจะทำเหมือน ๆ กัน เช่น ต้องประชุมลากยาวตั้งแต่สายถึงบ่าย จึงต้องมีการนำอาหารเข้ามากินด้วย … ส่วนกรณีนอกจากนั้น การถือวิสาสะเอาอาหารเข้ามากินเองคนเดียว เป็นการเสียมารยาทมาก เพราะจะเป็นการส่งเสียงดัง (จากการกินแจ่บ ๆ) และกลิ่นของอาหารยังรบกวนผู้อื่นด้วย (ถึงมันจะหอม แต่มันใช่เวลารึ !!) และที่สำคัญ ตัวเราเองก็หลุดจากเนื้อหา เพราะมัวแต่สนใจอาหารตรงหน้า

11. ไม่มีวาระที่ชัดเจน: หายนะของการประชุมคือ ผู้คนมาประชุมแต่ไม่รู้ว่าจะประชุมกันว่าอะไรและเพื่อให้ได้อะไร … ก่อนประชุมทุกครั้งต้องกำหนดวาระหรือประเด็นที่จะหารือให้ชัดเจน และควรระบุให้ชัดว่า แต่ละเรื่องนั้นต้องการให้ทราบความคืบหน้าแค่นั้น หรือต้องการให้พิจารณาลงมติ เพื่อให้ผู้ที่เข้าร่วมประชุมเตรียมตัวล่วงหน้า โดยเฉพาะอย่างยิ่งในวาระที่ต้องลงมติสำคัญ ๆ … แถมการรู้วาระล่วงหน้า จะช่วยให้ผู้ร่วมประชุมพอทราบระยะเวลาเวลาในการประชุมคร่าว ๆ ได้ ซึ่งเป็นประโยชน์มากในการวางแผนงานของวันนั้น ๆ ว่าจะทำอย่างอื่นต่อไปได้เมื่อไร จะนัดผู้คนได้ต่อไปตอนกี่โมง

12. โทรศัพท์ในระหว่างประชุม: การนำเรื่องส่วนตัว (แม้จะเป็นเรื่องงานก็ตาม) เข้ามาคุย ส่งไลน์ หรือพิมพ์ตอบอีเมล์ในห้องประชุม เป็นเรื่องหยาบคาย เป็นการไม่ให้เกียรติผู้เข้าร่วมประชุมคนอื่น ๆ … จริง ๆ แล้ว smartphone ไม่ควรนำมาไว้บนโต๊ะในห้องประชุม ยิ่งถ้ามันมีเสียงเรียกเข้าดังขึ้นมา จะเป็นการทำลายสมาธิคนอื่นอย่างรุนแรง … smartphone ควรเก็บไว้ในกระเป๋าเสื้อ เปิดสั่น และถ้าจำเป็นต้องใช้มันจริง ๆ ก็ควรเดินออกไปจากห้องประชุม คุยให้เสร็จ แล้วค่อยเดินกลับเข้ามา ไม่ต้องห่วงว่าจะพลาดเนื้อหาประชุม เพราะถ้าเราคุยโทรศัพท์ในห้องประชุม เราก็จะประชุมไม่รู้เรื่องอยู่ดี

ถ้าใครลด/ละ/เลิก 12 ข้อนี้ได้ รับรองว่าการประชุมจะสนุกมีสีสัน ไม่เสียเวลา และนำผลจากการประชุมมาใช้ประโยชน์ได้จริงอย่างเต็มประสิทธิภาพ 🙂

• แปลหัวข้อมาจาก These 12 Meeting Mistakes Cost Companies $37 Billion A Year In Lost Productivity ของ Drake Baer และเพิ่มเนื้อหาจากประสบการณ์จริงของ TIF

Advertisements

Leave a Reply